Guida pratica sulla gestione del tempo per assicuratori

Vuoi migliorare la tua capacità organizzativa, fare più polizze e avere anche il tempo per goderti la vita? E chi non lo vorrebbe!

Migliorare la gestione del tempo è fondamentale per ogni assicuratore: solo così possiamo lavorare meglio, guadagnare di più e avere più tempo libero per noi stessi e i nostri cari.

Nel lavoro dell’assicuratore, infatti, una delle risorse più importanti è il tempo.

La nostra professione è fatta di innumerevoli impegni e responsabilità ai quali dobbiamo dedicare un giusto quantitativo di tempo e risorse.

Molte volte dobbiamo svolgere così tante mansioni che non abbiamo idea da dove cominciare e rischiamo di farci prendere dal panico, con il risultato che i compiti vengono svolti in modo poco accurato.

Appare chiaro che la gestione del tempo e degli obbiettivi diventa fondamentale. Infatti è da qui che nasce l’esigenza di ottimizzare il tempo, dal momento che è una risorsa fondamentale ma anche limitata. Ottimizzare il tempo significa imporre un’organizzazione al nostro lavoro in modo che per ogni impegno sapremo esattamente quanto tempo e quante risorse occorreranno.

Innanzitutto, può risultare utile fare uno schema dei compiti che ci aspettano e del tempo che abbiamo a disposizione. Può essere d’aiuto anche metterlo per iscritto, spesso infatti scrivere può rendere più chiaro ciò che abbiamo in mente (Mai sentito parlare di Piano d’azione!?).

ECCO 5 CONSIGLI CHE POSSONO TORNARCI UTILI: 

5 CONSIGLI PER ASSICURATORI GESTIONE TEMPO

  • Dividere tra importante e urgente: lo abbiamo ripetuto molte volte, per creare il programma dei nostri impegni bisogna inevitabilmente suddividere i compiti in ordine di importanza. Certamente tutto è importante, altrimenti, se così non fosse, potremo evitare di perderci del tempo utile. Nonostante ciò, possiamo fare una distinzione tra gli impegni importanti e tra gli impegni urgenti. Nel nostro programma quindi verranno prima le mansioni che hanno carattere di urgenza e che devono essere inevitabilmente sbrigate nel più breve tempo possibile, e solo successivamente svolgeremo i compiti che abbiamo classificato come importanti.

 

  • Raggruppare per compiti simili: per ottimizzare il tempo a disposizione può essere efficace anche ordinare i compiti per tipologia, ovvero svolgendo prima tutti i compiti che richiedono l’utilizzo delle stesse risorse (per esempio, prima facciamo tutte le telefonate, poi facciamo tutti i preventivi). In questo modo si potrà risparmiare tempo perché la nostra mente sarà assorbita totalmente da quel compito e potrà dedicarci il massimo delle risorse, senza bisogno di passare da un compito all’altro, il che implica spostare l’attenzione continuamente tra più mansioni.

 

  • No al multitasking: legato al punto precedente, è anche utile svolgere un compito alla volta, come approfondiremo al termine di questo articolo. Dal punto di vista dell’accuratezza è meglio svolgere una mansione alla volta e farla bene, anziché occuparsi di più cose contemporaneamente e rinunciare alla qualità.

 

  • Non rimandare: rimandare gli impegni è un buon modo per accumulare i compiti. Anche se rimandare ci sembra la soluzione che ci permette di risparmiare tempo adesso, ricordiamoci che gli impegni torneranno a bussare alla nostra porta, magari in un momento peggiore, quando avremo già molte altre cose da fare. Un impegno rimandato è una preoccupazione in più che avremo in futuro.

 

  • Ricavarsi del tempo libero: per lavorare bene è necessario saper prendersi una pausa, quando necessario. Quando sono molte ore che lavoriamo, la nostra mente inizia a vagare e la concentrazione viene meno. Se abbiamo organizzato bene i nostri impegni avremo il tempo di prenderci una piccola pausa, che ci servirà per ripartire più concentrati.

Dare un ordine ai nostri impegni è quindi il modo migliore per utilizzare efficacemente il tempo che abbiamo a disposizione: non servono chissà quali tecniche per la gestione del tempo, basta un po’ di programmazione e di pianificazione.

Organizzare il nostro lavoro significa evitare tempi i morti e le perdite di tempo, per questo motivo potremo svolgere più compiti rispetto a un metodo di lavoro senza organizzazione.

Quindi, più lavoro riusciamo a fare più implementiamo il nostro guadagno: appare chiaro, quindi, che migliorare la gestione del tempo si riflette positivamente sul nostro fatturato e sui nostri guadagni.

Per poter gestire alla perfezione il nostro tempo è necessario capire la differenza fra importanza e urgenza. Vediamo qual è!

Importanza e Urgenza: Imparare la Differenza per Gestire Meglio i Bisogni del Cliente

IMPORTANZA E URGENZA DIFFERENZE

La capacità di distinguere tra ciò che è importante e ciò che è urgente deve essere applicata anche di fronte ai clienti.

Cosa vuoi dire, Daniele?

Intendo far riferimento a una situazione che sicuramente, se sei assicuratore, hai dovuto affrontare, ovvero quando dall’analisi del cliente emergono più bisogni.

– Finalmente riesco a interessare il cliente, ad andare oltre alla prima visita, ma ora il problema è che ci sono troppe cose da presentare. Come dovrei comportarmi?

 

Devo presentare tutto al cliente la prossima volta che lo vedo??

Devo presentare solo una cosa?

Come faccio?? –

 

Da un cliente che non sembrava essere interessato a nulla capita spesso, svolgendo un corretto processo di analisi, di far cambiare la prospettiva ed avere quindi la possibilità di andare sempre a segno facendo emergere esigenze che il cliente stesso non sapeva di avere.

Ma attenzione, questo non significa che se emergono 10 esigenze, la prossima volta dovremmo presentare 10 preventivi di 10 prodotti diversi!

Il cliente si spaventerà, immaginerà una spesa troppo alta o troppe cose da ‘comprare’ per cui alla fine non se ne farà nulla e la vendita non avverrà.

Ok, capito. Mai presentare troppi prodotti tutti assieme. E quindi cosa devo fare?

Supponiamo che alla fine del nostro colloquio emerga la seguente situazione:

 

  • Interesse del cliente nel tutelare un figlio piccolo da una sua prematura scomparsa;
  • Interesse verso una soluzione che lo tuteli da gravi eventi;
  • Interesse verso soluzioni di accantonamento che permettano la deduzione fiscale;
  • Interesse nel capire quali soluzioni esistono per un investimento di 30.000€;
  • Quotazione per le sue 2 auto e 1 moto.

Ovvio che la situazione è molto buona e abbiamo parecchi aspetti su cui lavorare:

  • Tutela caso morte per il figlio;
  • Polizza sanitaria;
  • Fondo pensione;
  • Investimento;
  • Confronto RCA.

Se ci troviamo in una situazione di questo tipo, in cui alla fine del percorso sono emerse queste esigenze, sappiamo che tutte queste sono per lui importanti, ma non sappiamo quale tra queste è la più URGENTE.

Anche qui, come puoi vedere, entra in gioco la necessità di migliorare la gestione del tempo e degli obiettivi, capendo che cosa è più importante per il cliente e cosa no.

Come fare quindi? Semplice, basta chiederglielo!

Avendo davanti una situazione del genere anche il cliente capirà che sono tutte importanti, ma dovrà dirci quale per lui è più urgente rispetto alle altre!

Se siamo arrivati fin qui, lo conosciamo ormai nei minimi dettagli e dovrà essere lui stesso a dirci quale di queste per lui è più urgente.

Vediamolo con un esempio:

Come abbiamo detto, Dottore, queste cose sono tutte importanti.

Le chiedo però ora di semplificarmi il lavoro:

Per non passare dalla parte del “venditore di patatine” che non sono, le chiedo : 

Qual è la situazione che la preoccupa maggiormente?

Lasciare suo figlio senza nulla qualora Lei dovesse venire a mancare?

Tutelarsi da un evento fortuito/danno che non le permetterebbe più di Lavorare?

Oppure?

Ci dica Lei quali cose sono più urgenti rispetto alle altre…

Ottimo, allora la prossima volta ci concentreremo su queste!

 

In questo modo otterremo che:

  • Sarà stato lui a dirci cosa vuole fare e questo lo riprenderemo alla prossima visita;
  • Avrà condiviso con noi tutto, per cui non ci potranno esserci obiezioni come – non ho soldi – o altro;
  • Il programma ci salverà in automatico le scadenze dell’auto e delle altre polizze sui cui il cliente chiede un preventivo.

Per cui in ogni caso, prima o poi quel cliente diventerà nostro cliente.

E prima o poi, riusciremo a soddisfare tutte le sue esigenze!

Ma non avere fretta… Altrimenti da tutto rischiamo di non concludere nulla!

Ricorda sempre il detto di Dale Carnegie:

– UNA COSA ALLA VOLTA, UN GRANELLO ALLA VOLTA.- 

Un granello alla volta? E allora il multitasking?

Migliorare la Gestione del Tempo con il Multitasking: è Efficace Oppure No?

MIGLIORARE LA GESTIONE DEL TEMPO CON IL MUKLTITASKING ASSICURATORI

Se vuoi imparare a migliorare la gestione del tempo devi avere confidenza con il termine multitasking.

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“Multitasking” è un termine in lingua inglese che è entrato a far parte anche del nostro linguaggio e che viene sempre più utilizzato nell’ambito lavorativo.

Il multitasking può essere definito come l’abilità di svolgere contemporaneamente due o più compiti (da multi = più/molti e da task = compito).

Inevitabilmente, sia nella vita quotidiana che sul posto di lavoro, siamo chiamati a svolgere più mansioni contemporaneamente: per esempio stiamo facendo un preventivo e nello stesso momento chiamiamo un cliente per accordarci sull’orario dell’appuntamento e magari ci fumiamo una sigaretta mentre stiamo guidando e parlando al telefono.

La nostra abilità di multitasking dipende da funzioni cognitive quali l’attenzione divisa e la working memory.

L’attenzione divisa è quel particolare tipo di attenzione che permette di distribuire risorse cognitive utili per svolgere più mansioni contemporaneamente.

L’attenzione divisa comporta un allargamento del focus che ci permette di dedicare risorse attentive a più compiti.

La working memory (o memoria di lavoro) è un tipo di memoria a breve termine che consente di memorizzare un’informazione, mantenendola attivamente disponibile, con lo scopo di poterla utilizzare nello svolgimento di altri compiti.

Le ricerche in psicologia cognitiva, come quella di König, Bühner e Mürling (2005) hanno dimostrato che la working memory è la funzione cognitiva maggiormente predittiva dell’abilità di multitasking, cioè le persone che possiedono una buona working memory sono anche più abili a svolgere due o più compiti simultaneamente.

Il vantaggio di essere multitasking è la possibilità di risparmiare tempo prezioso e di aver la possibilità di portare a termine un numero maggiore di compiti in tempi ristretti, ma questo è anche sinonimo di qualità e velocitá?

Svolgere più compiti simultaneamente è più o meno vantaggioso rispetto al dedicarsi ad un compito per volta?

Secondo le ricerche in psicologia cognitiva il più delle volte il multitasking si rivela svantaggioso in termini di qualità della prestazione.

Il motivo è spiegato da un principio di base del funzionamento della nostra cognizione, ovvero il fatto che disponiamo di risorse limitate.

Il nostro cervello possiede una certa quantità di risorse che viene distribuita in modo efficiente dall’attenzione, ma questa quantità è limitata, come dimostrano i compiti di dual-task (doppio compito).

È stato osservato in numerosi esperimenti che le persone che svolgono due compiti che richiedono le stesse funzioni cognitive hanno un calo della prestazione rispetto a quando svolgono i compiti separatamente (es. rispondere al telefono mentre si compila un preventivo).

Il fenomeno si spiega dal fatto che le risorse a nostra disposizione non sono sufficienti a far fronte a tutti i compiti.

Diversamente avviene invece quando le persone svolgono due compiti che richiedono differenti funzioni cognitive, si osserva infatti che il calo di prestazione in questo caso è meno marcato (es. parlare al telefono e ordinare la scrivania).

Questi principi di psicologia cognitiva ci suggeriscono che sul lavoro è meglio dedicarsi a una mansione per volta, dedicandoci tutte le nostre risorse e guadagnandoci in qualità.

Il multitasking è bene utilizzarlo quando si tratta di svolgere compiti differenti, per esempio quando una mansione non richiede risorse attentive perché può essere svolta in modo “automatico” (fare delle fotocopie, imbustare dei fogli, ecc…). É quindi sempre meglio dare la precedenza alla qualità, piuttosto che alla quantità.

Solo così possiamo migliorare la gestione del tempo e degli obiettivi e aumentare i nostri fatturati senza perdere la salute!

E Dale Carnegie… Cosa diceva in merito? Chi se lo ricorda?

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